تطبيقات صندوق العائلة وصندوق الموظفين: المساهمات والطلبات والشفافية

ما صندوق العائلة أو صندوق الموظفين، وبم يختلف عن الجمعية؟

صندوق العائلة أو صندوق الموظفين وعاء مشترك يساهم فيه الأعضاء بانتظام، ويصرف منه حين يحتاج أحدهم إلى دعم، وفق قواعد اتفقت عليها المجموعة. وتستخدمه العائلات للطوارئ والزواج والعزاء ومساعدة الأقارب المتعثرين، وتغطي صناديق الموظفين في الشركات مناسبات مشابهة بين الزملاء.

والفرق بينه وبين الجمعية المالية في اتجاه المال. ففي الجمعية يستلم كل عضو المبلغ المجموع مرة واحدة وفق جدول ثابت، أما في الصندوق فتتراكم المساهمات ويتوقف الصرف على الطلبات والقرارات. وقد لا يستلم بعض الأعضاء شيئًا أبدًا، وهذا هو المقصود: فالصندوق شبكة أمان لا خطة ادخار.

وبعض الصناديق ترتيبات غير رسمية، وبعضها كيانات مسجّلة لها لوائح والتزامات في التقارير. فإذا كان صندوقك مسجّلًا، فراجع هذه المتطلبات قبل تصميم التقارير، لأن التطبيق ينبغي أن يُخرج ما يلتزم الصندوق بتقديمه أصلًا.

ما الأدوار التي يحتاجها تطبيق الصندوق: أمين الصندوق واللجنة والعضو

يحتاج تطبيق الصندوق إلى ثلاثة أدوار على الأقل، لأن من يتعامل مع المال ومن يقرر ومن يساهم لا ينبغي أن تكون لهم الصلاحيات نفسها.

• العضو. يرى سجل مساهماته والتقارير العامة للصندوق وحالة طلباته. ويقدّم الطلبات ويرفع إيصالات مساهماته.
• أمين الصندوق. يؤكد المساهمات بمطابقتها مع حساب الصندوق البنكي، ويسجّل المصروفات مع إيصالاتها، ويُعد أرقام الفترة. وهو عادةً شخص أو شخصان موثوقان.
• اللجنة. تراجع الطلبات وتناقشها بعيدًا عن بقية الأعضاء وتسجّل قراراتها. وهي مجموعة صغيرة، كثيرًا ما تكون من ثلاثة إلى خمسة أشخاص، وقد يكون أمين الصندوق منها.
• الرئيس أو المشرف. يدعو الأعضاء ويوزّع الأدوار ويدير إعدادات الصندوق. وفي صندوق عائلي صغير قد يكون هو أمين الصندوق نفسه.

وتمنع قاعدتان في الصلاحيات معظم المشكلات. الأولى: لا ينبغي لشخص واحد أن يعتمد الطلب ويسجّل صرفه دون أن يطّلع أحد غيره؛ ففصل الاعتماد عن الصرف من أبجديات الضبط المالي. والثانية: عضو اللجنة الذي يقدّم طلبًا، أو يقدّمه أحد أفراد أسرته المباشرين، يُستبعد من التقرير فيه، ويستطيع التطبيق فرض ذلك تلقائيًا.

كيف تُسجَّل المساهمات في تطبيق الصندوق

تعمل المساهمات في تطبيق الصندوق تقريبًا كما تعمل الدفعات في تطبيق الجمعية: سجل لكل عضو في كل فترة، وحالة، وإيصال مرتبط بالفترة التي يخصها. ولهذا يُعد منتج الجمعيات نقطة انطلاق مناسبة.

فـ Jameyatek، تطبيق تنظيم الجمعيات الذي صمّمته FLUIDS وبنته، يسجّل حالة كل عضو شهريًا: دفع أو لم يدفع، ويتيح للعضو رفع الإيصال إثباتًا اختياريًا مرتبطًا بذلك الشهر، ويُظهر نسبة الالتزام العامة للجمعية لكل أعضائها. ويُضاف الأعضاء مباشرة أو برابط دعوة، ويرى كل عضو بيانات جمعيته وحدها. وتطبيق الصندوق يحتاج إلى لبنات البناء نفسها.

لكن بعض الأمور تتغير. فللصناديق غالبًا فئات اشتراك، كاشتراك للعاملين وآخر لغير العاملين، تشبه في بنيتها نصف السهم والسهم والسهمين في Jameyatek لكنها تخدم غرضًا مختلفًا. والصندوق مستمر بلا نهاية محددة، فيحتاج السجل إلى فترات متتابعة بدل عدد ثابت من الأشهر. والأعضاء ينضمون ويغادرون، فيجب أن يحفظ التطبيق سجل العضو المغادر دون أن يعدّه متأخرًا. ويتبع التحقق من الإيصالات الخطوات نفسها المشروحة في متابعة دفعات الجمعية.

كيف يعمل مسار طلب الدعم واعتماده

يحوّل مسار طلبات الدعم حديثًا شخصيًا حساسًا إلى إجراء ثابت مسجّل. فقواعد الصندوق تحدد ما يمكن طلبه ومقداره، والتطبيق يضمن أن يسلك كل طلب المسار نفسه.

1. يقدّم العضو طلبه، فيختار نوعًا يدعمه الصندوق، كالطوارئ أو الزواج أو العزاء، ويحدد المبلغ المطلوب، ويرفق مستندًا داعمًا إن شاء.
2. يتحقق التطبيق من شروط الأهلية التي حددها الصندوق، كمدة عضوية دنيا أو انتظام المساهمات، ويُبيّن للعضو سبب تعذر المتابعة إن وُجد.
3. تُنبَّه اللجنة فتراجع الطلب في مساحة خاصة لا يراها عامة الأعضاء.
4. تسجّل اللجنة قرارها: اعتماد، أو اعتماد بمبلغ مختلف، أو اعتذار، ومع كل قرار سبب مختصر. ولا يصوّت من استُبعد لتعارض المصالح.
5. يصرف أمين الصندوق خارج التطبيق من حساب الصندوق البنكي، ثم يسجّل الصرف مع إيصاله.
6. يُبلَّغ العضو في كل خطوة، وإذا كان الدعم قرضًا يُسدَّد، يُنشأ جدول سداد يُتابع كما تُتابع المساهمات.

أما كون الدعم منحة أو قرضًا، وبأي شروط، فهو سياسة الصندوق. ومن كان لديه سؤال عن حكم ترتيب معين فليسأل أهل العلم المؤهلين، والتطبيق يسجّل السياسة التي اعتمدها الصندوق.

ما التقارير التي ينبغي أن يقدّمها الصندوق لأعضائه

ينبغي أن تتيح تقارير الصندوق لكل عضو التحقق من حسن إدارته دون كشف ظروف أي فرد. فالشفافية في المجاميع والخصوصية في الأشخاص لا تتعارضان، لأنهما تنطبقان على بيانات مختلفة.

• مساهمات الفترة: عدد من ساهم ونسبة الالتزام العامة، على غرار نسبة الالتزام التي يُظهرها Jameyatek لأعضاء الجمعية.
• المصروفات بحسب الفئة: مجاميع الطوارئ والزواج والعزاء والقروض، دون أسماء.
• موقف الصندوق: رصيد حساب الصندوق البنكي كما سجّله أمين الصندوق من كشف الحساب، مع تاريخ ذلك الكشف.
• القروض القائمة: إجمالي المتبقي وما سُدّد في الفترة، دون أسماء أيضًا.
• الملخص السنوي: بيان قابل للطباعة تشاركه اللجنة أو تحفظه، خاصة إذا كان الصندوق كيانًا مسجّلًا.

ولاحظ صياغة موقف الصندوق: فالتطبيق يعرض رصيد الحساب البنكي كما سجّله أمين الصندوق، ولا يحتفظ برصيد محفظة خاص به. وهذا يُبقي المنتج في جانب أداة التنظيم من الحد الذي نشرحه في بناء تطبيق قريب من التقنية المالية دون الاحتفاظ بالأموال.

بناء تطبيق صندوق انطلاقًا من أنماط تطبيقات الجمعيات

Jameyatek نفسه أداة لتنظيم الجمعيات، وليس نظامًا لإدارة الصناديق. والذي ينتقل منه هو أنماطه، وهي تحل أصعب أجزاء الأساس في تطبيق الصندوق:

أما الجديد فهو مسار الطلبات والاعتماد، والفصل بين صلاحيات أمين الصندوق واللجنة، والتقارير. ويغطي الإصدار الأول المعقول الأعضاء والأدوار، والمساهمات مع الإيصالات، والطلبات مع قرارات اللجنة، وتقريرًا بسيطًا للفترة؛ ثم تأتي القروض والبيانات السنوية بعد أن يستخدمه الصندوق فعلًا.

صمّمت FLUIDS تطبيق Jameyatek وبنته، وتبني أدوات خاصة بالأعضاء للعائلات والمجتمعات والشركات في السعودية والخليج. وصندوق الموظفين داخل الشركة حالة نموذجية لـتطبيقات الأعمال الخاصة، أما الصناديق ذات القواعد غير المعتادة فمكانها تطوير البرمجيات المخصصة. وإذا كنت تبدأ من جمعية دوّارة، فاقرأ ما الذي يفعله تطبيق الجمعية.