منصات مشتريات القطاع الصحي في السعودية: الطلبات وعروض الموردين والفروع

لماذا تحتاج مشتريات القطاع الصحي إلى منصة مخصصة؟

تختلف مشتريات القطاع الصحي عن مشتريات المكاتب العامة في ثلاثة أمور: الأصناف محددة بدقة، والتوقيت يؤثر في تشغيل المنشأة، والجهة نفسها تشتري غالبًا لعدة مواقع. ونادرًا ما يتعامل سوق عام أو قائمة أسعار مورد مع هذه الأمور الثلاثة معًا.

خذ عيادة نموذجية مثالًا. فهي تعيد طلب القفازات والمحاقن والضمادات ومواد طب الأسنان أو مستهلكات المختبر بصورة دورية، وتحتاج أحيانًا إلى جهاز أو قطعة بديلة. ولكل صنف مقاس ومواصفات، وقد تكون له علامة تجارية مفضلة أو شرط توافق مع أجهزة قائمة. فإذا كان الطلب رسالة واتساب قصيرة إلى ثلاثة موردين، ملأ كل مورد الفراغات بافتراضاته، وجاءت الردود غير قابلة للمقارنة.

والتوقيت مهم كذلك. فإعادة التخزين الدورية يمكن أن تنتظر أفضل عرض، أما النقص الذي يؤثر في المواعيد فلا يحتمل الانتظار. ومنصة المشتريات تجعل الأولوية حقلًا في الطلب لا نبرة في رسالة، فيعرف المورد أي الطلبات تحتاج ردًا سريعًا، ويرى المشتري ما بقي منها مفتوحًا.

وأخيرًا، يدير كثير من مقدمي الرعاية الصحية في السعودية أكثر من موقع: مجمع طبي له فروع في أحياء مختلفة، أو مجموعة عيادات أسنان في عدة مدن. والشراء لفرع يعني أن موقع التسليم وموظفي الاستلام والتقارير كلها تتوقف على الفرع الذي أرسل الطلب.

من يستخدم منصة مشتريات القطاع الصحي؟

تخدم منصة مشتريات القطاع الصحي مشترين بأحجام مختلفة وموردين بأنواع مختلفة، ويحتاج كل منهم إلى شيء مختلف قليلًا من المسار نفسه.

وتعرض صفحة قطاع الرعاية الصحية نطاقًا أوسع من البرمجيات التي تبنيها FLUIDS لمقدمي الخدمات الصحية. والمشتريات جزء منها يعمل خلف الكواليس: لا يراه المريض، لكنه يحدد هل تتوفر للعيادة احتياجاتها.

ومن المفيد كذلك الفصل بين المشتريات والمنتجات الموجهة للمرضى. فالعيادة التي تفاضل بين تطبيق حجز خاص بها والظهور في دليل عيادات، كما في مقال تطبيق العيادة أم الدليل، تعالج مشكلة أخرى بمستخدمين آخرين. أما منصة المشتريات فهي بين المنشآت من أولها إلى آخرها.

ما الذي ينبغي أن يتضمنه طلب الشراء في القطاع الصحي؟

ينبغي أن يتضمن طلب الشراء ما يكفي ليُسعّره المورد دون مكالمة هاتفية. ويعني ذلك عمليًا قائمة قصيرة من الحقول المنظّمة، إضافة إلى نص حر للتفاصيل التي لا يتسع لها حقل.

وهذه هي الحقول التي يسجّلها مسار المشتري في WOSTA: العنوان والوصف والتصنيف والكمية والمدينة والأولوية وتاريخ التسليم المطلوب، مع ربط الطلب بفرع حين يكون للمشتري عدة فروع. وبهذه الحقول يحصل كل مورد على الوصف نفسه، ويحصل المشتري على سجل يعود إليه حين يصل العرض.

ومن الإضافات الشائعة المرفقات: صورة قطعة، أو نشرة منتج، أو مواصفات داخلية. حدّد هل المرفقات اختيارية أم إلزامية لكل تصنيف، واحفظها مع الطلب حتى يرى المورد الذي يسعّر متأخرًا الملفات نفسها التي رآها من سبقه.

المنتجات الطبية الخاضعة للتنظيم: ما الذي تفعله المنصة وما الذي لا تفعله

تنظّم منصة المشتريات الطلبات والعروض، لكنها لا تجعل المنتج ممتثلًا للأنظمة. فالأجهزة الطبية والأدوية وبعض المستلزمات الأخرى خاضعة للتنظيم في السعودية، والهيئة العامة للغذاء والدواء هي الجهة الرقابية الرئيسة لكثير منها، والالتزامات المتعلقة بها تقع على الموردين الذين يبيعونها والمنشآت التي تشتريها.

وينبغي أن يُذكر هذا الحد بوضوح في شروط استخدام المنتج، وأن يظهر في تصميمه. وتستحق بعض الخيارات التصميمية النقاش مع مستشارك القانوني:

• قواعد التصنيفات. حدّد التصنيفات التي قد تتضمن منتجات خاضعة للتنظيم، ليتمكن المشغّل من إضافة أسئلة عند الانضمام أو مراجعة إضافية للموردين الذين يقدّمون عروضًا فيها.
• معلومات يقدّمها المورد. اسمح للمورد بإرفاق معلومات المنتج أو الأرقام المرجعية التي يراها مهمة، مع توضيح أنها مقدّمة منه لا مُتحقَّق منها من المنصة.
• صياغة دقيقة. تجنّب كلمات مثل «معتمد» أو «موثّق» في ملفات الموردين ما لم يُجرِ المشغّل هذا التحقق فعلًا ويوثّقه.
• السجلات. احتفظ بالطلب والعرض المقبول والمحادثة، ليستطيع أي طرف استرجاع ما طُلب وبأي شروط.

وهناك حد آخر يبسّط الكثير: المشتريات لا تحتاج إلى بيانات المرضى. فطلب ضمادات الجروح لا يحتاج إلى ذكر صاحب الجرح. وإبعاد معلومات المرضى عن منصة المشتريات يبقيها نظامًا للأعمال، فتقتصر البيانات الشخصية فيها غالبًا على بيانات حسابات مستخدمي المنشآت ووسائل التواصل معهم، وهي تخضع بدورها لنظام حماية البيانات الشخصية في السعودية.

كيف تربط WOSTA العيادات بالموردين والفروع

WOSTA سوق سعودي لمشتريات القطاع الصحي بين المنشآت، صمّمته FLUIDS وبنته، ويوضح كيف تجتمع العناصر السابقة في منتج واحد. يعمل المشتري والمورد في مساحتين منفصلتين، ويفصل بين عرض المورد والعرض الذي يراه المشتري مسارٌ للمراجعة.

• شراء مرتبط بالفروع. يدير المشتري فروعه، ويمكن ربط طلب الشراء الجديد بأحدها، ليكون الموقع جزءًا من سجل الشراء.
• مساحة عمل المورد. للمورد شاشات للطلبات الواردة وعروض أسعاره ومنتجاته والتواصل.
• عروض مراجَعة. يقدّم المورد عرضًا يتضمن السعر ومعلومات التسليم والملاحظات، ويتلقى المشتري العرض الذي اختير وجُهّز عبر مسار المراجعة، ثم يقبله أو يرفضه أو يفاوض عليه.
• إظهار تغيّر السعر. إذا عُدّل العرض بينما كانت صفحته مفتوحة لدى المشتري، يطلب مسار القبول مراجعة السعر المحدّث قبل القبول.
• الفواتير والتقارير. لكل طرف أقسام للفواتير والتقارير إلى جانب شاشات الطلبات والعروض.

شمل دور FLUIDS هندسة السوق ومسار طلب عروض الأسعار والمحادثة داخل المنتج. وتعرض دراسة مشروع WOSTA جانبي المشتري والمورد بتفصيل أكبر.

التخطيط لمنصة مشتريات في القطاع الصحي

يبدأ التخطيط بنموذج التشغيل لا بالشاشات. فقبل وثيقة التصميم، ينبغي أن يستطيع رائد الأعمال أو المجموعة الصحية الإجابة كتابةً عن هذه الأسئلة:

1. من هم المشترون الأوائل؟ عيادات مستقلة، أم فروع مجموعة واحدة، أم كلاهما؟ فالأداة الداخلية لمجموعة واحدة منتج مختلف عن السوق المفتوح.
2. ما التصنيفات الأولى؟ البدء بتصنيفات قليلة تتكرر طلباتها وتتضح مواصفاتها يسهّل اختبار الإصدار الأول.
3. ما المدن المخدومة؟ تغطية الموردين تحدد الطلبات التي يمكن تلبيتها، ولا ينبغي أن تستقبل المنصة طلبات لا يستطيع أحد الرد عليها.
4. من يراجع العروض؟ نموذج مفتوح أم بالدعوة أم بمراجعة المشغّل، ومن في فريق المشغّل يتولى المراجعة.
5. ماذا يحدث بعد القبول؟ يمكن أن يكون تأكيد الطلب والفوترة وتنسيق التسليم داخل الإصدار الأول أو خارجه.

وبهذه الإجابات يكون الإصدار الأول عادةً منصة ويب بمساحات عمل للمشتري والمورد والمشغّل، بالعربية والإنجليزية. وللمجموعات التي تتوزع مشترياتها على مواقع كثيرة، يتناول مقال المشتريات للمنشآت متعددة الفروع بيانات الفروع والاعتمادات والتقارير بعمق أكبر، ويشرح دليل منصات طلب العروض الأدوار الثلاثة ونموذج المراجعة.

تبني FLUIDS منصات المشتريات والبرمجيات المخصصة لمقدمي الرعاية الصحية والموردين ورواد الأعمال في السعودية والخليج، ويُتفق على النطاق والسعر والمدة في عرض مكتوب قبل بدء التطوير.