المراسلة الآمنة بين العميل والمحامي داخل التطبيق: المرفقات والصلاحيات والسجلات

لماذا تحتاج المراسلة بين العميل والمحامي إلى سرية مدمجة في التصميم

تتضمن الرسائل بين العميل والمحامي في الغالب أكثر ما يشاركه الإنسان حساسية: خلافات مع جهة العمل، ومسائل أسرية، وخطط تجارية، وعقود، ووثائق هوية. ولذلك يجب أن تُصمَّم ميزة المراسلة في الاستشارات القانونية على أساس السرية منذ نموذج البيانات الأول، لا أن تُؤمَّن لاحقًا.

وتعني السرية المدمجة في التصميم ثلاثة أمور عمليًا: أن يعرف النظام بدقة من يحق له دخول كل محادثة، وأن يفرض هذه القاعدة في الموضع الذي تُخزَّن فيه البيانات، فلا يكشف خطأ في التطبيق أو طلب فضولي إلى واجهة برمجة التطبيقات أي محادثة، وأن يحتفظ بسجل للوصول الاستثنائي، فيستطيع المشغّل الإجابة بصدق عن سؤال: «من اطّلع على هذا؟».

ويوضح AlMizan، سوق الاستشارات القانونية الذي صمّمته FLUIDS وبنته لسلطنة عُمان، نقطة البداية: يرسل العميل طلبه، وتُفتح المحادثة مع المكتب الذي يقبله، وعند اكتمال العمل تُغلق الاستشارة ويقيّمها العميل. ويصف هذا المقال الممارسات الجيدة العامة لهذا النوع من المنتجات، ولا يصف التنفيذ الأمني الخاص بـ AlMizan.

من يحق له رؤية الاستشارة

ينبغي ألا يرى الاستشارة إلا العميل ومن يعمل عليها في المكتب الذي قبلها. وأي طرف آخر يحتاج إلى سبب صريح، ومعظم الأطراف لا تحتاج إلى وصول أصلًا.

• العميل. دائمًا، في استشاراته هو.
• المكتب الذي قبل الطلب. وداخل المكتب، حدّد هل يرى كل محامٍ كل الاستشارات، أم المحامي المسند إليه ومدير المكتب فقط.
• المكاتب الأخرى التي استقبلت الطلب نفسه. بعد قبول أحد المكاتب يجب أن يفقد البقية الوصول إلى الطلب، وألا يروا المحادثة إطلاقًا.
• فريق المنصة. ليس افتراضيًا. وإذا احتاج الدعم الفني أو مراجعة السلامة يومًا إلى الوصول، فحدّد من ومتى ولماذا، واشترط ذكر السبب، وسجّل كل وصول.
• لا أحد غير هؤلاء. فلا أدوات تحليل، ولا تصدير للتسويق، ولا تدريب لنماذج الذكاء الاصطناعي على محتوى الاستشارات دون أساس نظامي واضح وموافقة العميل عن علم.

واكتب هذه القواعد في سياسة وصول قصيرة قبل التطوير، وحوّل كل سطر منها إلى اختبار. فإذا استطاع اختبار أن يفتح محادثة بصفة مستخدم غير مخوّل، فالقاعدة ليست مفروضة فعلًا.

كيف تفرض تحكمًا في الوصول يصمد أمام الأخطاء

التحكم في الوصول الذي يصمد أمام الأخطاء يُفرض في موضع تخزين البيانات، ويُتحقق منه مع كل طلب، ويُختبر كأي ميزة أخرى. وإخفاء زر في التطبيق ليس تحكمًا في الوصول.

1. تحقّق من هوية كل مستخدم. يسجّل العميل وموظف المكتب والمشغّل الدخول، وترتبط كل جلسة بدور معروف، وترتبط جلسة موظف المكتب بمكتب محدد.
2. افرض القواعد في طبقة البيانات. قواعد قاعدة البيانات مثل الأمان على مستوى الصفوف، أو ما يعادلها من فحوص على الخادم، هي التي تقرر هل يحق للمستخدم قراءة رسالة أو مرفق، بصرف النظر عما يطلبه التطبيق.
3. عرّف العضوية صراحةً في نموذج البيانات. للاستشارة عميل ومكتب، ويصل موظفو المكتب إليها عبر عضويتهم في ذلك المكتب. فإذا أُزيل محامٍ من المكتب زال وصوله.
4. سجّل الإجراءات الحساسة. يُسجَّل القبول والإغلاق وتنزيل المرفقات وأي وصول من المشغّل، مع من فعل وماذا ومتى.
5. تعامل مع فقدان الأجهزة. اسمح للمستخدم بإنهاء جلساته على الأجهزة الأخرى، وتجنّب إبقاء سجل الرسائل كاملًا مقروءًا على الجهاز بعد تسجيل الخروج.

التعامل مع المرفقات في المحادثة القانونية

تحمل المرفقات معظم المحتوى الحساس في الاستشارة القانونية، ولذلك تحتاج إلى تعامل أشد صرامة من الرسائل المحيطة بها. فالعقود وأوراق المحاكم والهويات وصور المستندات هي بالضبط ما قد يكشفه أي اختراق للبيانات.

• تخزين خاص فقط. تُحفظ الملفات في تخزين خاص، ولا تكون أبدًا على رابط عام يفتحه كل من يملكه بلا حد زمني.
• روابط قصيرة الصلاحية. يطلب التطبيق رابطًا موقّعًا تنتهي صلاحيته سريعًا، ولا يُصدر إلا بعد تحقق الخادم من أن المستخدم مخوّل برؤية تلك الاستشارة.
• قواعد المحادثة نفسها. إذا فقد المستخدم الوصول إلى الاستشارة، فقد الوصول إلى ملفاتها كذلك.
• إزالة البيانات المخفية. قد تتضمن الصور الملتقطة بالجوال بيانات الموقع الجغرافي، فيُستحسن إزالتها عند الرفع.
• فحص الملفات المرفوعة. تحقق من أنواع الملفات وأحجامها، وافحصها من البرمجيات الخبيثة حين يستدعي مستوى المخاطر ذلك.
• التنزيل حدّ فاصل. بعد تنزيل الملف على الجهاز تفقد المنصة السيطرة عليه، فاذكر ذلك في شروط المكتب واحتفظ بسجل للتنزيلات.

وتثير مرفقات مرحلة الاستقبال، التي تُرسل قبل أن يقبل أي مكتب، الأسئلة نفسها في وقت أبكر من المسار، وقد ناقشناها في دليلنا عن استقبال طلبات العملاء القانونية.

التشفير أثناء النقل وأثناء التخزين ومن طرف إلى طرف

التشفير أثناء النقل وأثناء التخزين هو الحد الأدنى لأي تطبيق يحمل محادثات قانونية، أما التشفير من طرف إلى طرف فخيار إضافي له مقابل حقيقي. وكثيرًا ما تختلط هذه المصطلحات، فيفيد الفصل بينها.

يبدو التشفير من طرف إلى طرف الخيار البديهي للمراسلة القانونية، لكنه يغيّر المنتج. فالبحث على الخادم في الاستشارات يتوقف، وقد يعني فقدان الهاتف فقدان السجل ما لم يُصمَّم النسخ الاحتياطي للمفاتيح بعناية، ولا يستطيع المشغّل التحقق من بلاغات الإساءة من خلال المحتوى. وبعض المنتجات تقبل هذا المقابل، وبعضها يعتمد على تحكم صارم في الوصول وتشفير أثناء التخزين وسياسات مشددة للمشغّل. فقرّر عن وعي، ودوّن القرار، وصِفه للمستخدمين بدقة.

إغلاق الاستشارة والتقييم ومدة الاحتفاظ بالبيانات

ينبغي أن يكون إغلاق الاستشارة تغييرًا حقيقيًا في حالتها، لا مجرد وسم. ففي AlMizan تُغلق الاستشارة عند اكتمال العمل، ثم يقيّمها العميل. والمنتج المبني على النمط نفسه يحتاج إلى تحديد معنى الإغلاق عمليًا:

• من يملك الإغلاق. العميل، أو المكتب، أو أيهما، وهل يُشعَر الطرف الآخر.
• ما الذي يتغير. تصبح المحادثة عادةً للقراءة فقط، فيبدأ أي سؤال جديد بطلب جديد بدل إعادة فتح عمل قديم بصمت.
• التقييم. يُجمع مرة واحدة بعد الإغلاق، ويرتبط بالاستشارة فلا يتكرر ولا ينشره غير صاحبه.
• التصدير. هل يستطيع العميل تنزيل نسخة من المحادثة والمرفقات لسجلاته الخاصة.

ثم يأتي سؤال الاحتفاظ بالبيانات: كم تُحفظ الاستشارات المغلقة ومرفقاتها، وما الذي يُحذف ومتى، وكيف تُعالج طلبات الحذف، وما الذي يجب الإبقاء عليه إذا نشأ نزاع. ويؤثر في هذه القرارات نظام حماية البيانات الشخصية في السعودية وقانون حماية البيانات الشخصية في عُمان، وقد تؤثر فيها أيضًا واجبات المكاتب المهنية في حفظ السجلات. فأكّد السياسة مع مستشار قانوني مؤهل في كل سوق، ثم نفّذها مهامَّ مجدولة واختبارات، لا وثيقة لا يطبّقها أحد.

صمّمت FLUIDS تجربة الجوال في AlMizan وبنتها، بما في ذلك رحلة العميل وأدوات المكتب التي تقف خلف الاستشارة. وإذا كنت تبني منتجًا يتبادل فيه العملاء والمختصون رسائل سرية، فاطّلع على دراسة مشروع AlMizan، واقرأ عن تطوير البرمجيات المخصصة ومنصات الأسواق، أو اعرف كيف يتجنب منتج في قطاع منظَّم الاحتفاظ بأصول حساسة في مقالنا عن بناء تطبيق مالي دون الاحتفاظ بالأموال. ويُتفق على النطاق والسعر والمدة في عرض مكتوب قبل التطوير.